¿Ese Excel es legal? Hablemos de Licitud y «Vencimiento» de tus datos
Más allá de la seguridad informática, el problema de fondo es jurídico. Tener una lista de personas en tu computador no te hace dueño de esos datos bajo la Ley 21.719.
Más allá de la seguridad informática (que un Excel difícilmente cumple), el problema de fondo bajo la Ley 21.719 es jurídico. Tener una lista de personas en tu computador no te hace dueño de esos datos.
Para que ese archivo sea legal, debes responder tres preguntas críticas que la nueva ley fiscalizará con lupa.
1. ¿Cuál es tu «Base de Licitud»?
La ley prohíbe tratar datos si no tienes una fuente de licitud válida. Ya no basta con haber conseguido el dato; necesitas una justificación legal para mantenerlo.
Clientes Actuales
Tu base es la Ejecución del Contrato. Necesitas sus datos para facturar. Ojo: esto NO te autoriza a enviar publicidad de terceros ni a vender la base.
Prospectos (Leads)
Si aún no son clientes, tu única base suele ser el Consentimiento. Si es una lista comprada o descargada de internet, es muy probable que sea ilegal.
2. El Consentimiento: Nuevos Requisitos
Si tu base de licitud es el consentimiento (ej: newsletter), la nueva ley eleva el estándar. Un «sí» tácito ya no sirve. El Artículo 12 exige que sea:
- Libre: No puedes obligar a dar datos de marketing como condición para vender algo básico.
- Informado y Específico: «Fines comerciales» es muy vago. Debe ser «Para envío de ofertas semanales».
- Inequívoco (Acción Afirmativa): Se acabaron las casillas pre-marcadas. El cliente debe hacer clic o firmar.
El Problema del Excel
La ley exige que tú pruebes que obtuviste ese consentimiento. En un Excel plano, no tienes el registro de cuándo, cómo y bajo qué términos esa persona aceptó. Sin esa «trazabilidad», ante una denuncia, estás indefenso.
3. ¿Cuánto tiempo puedes mantener la base?
Este es el error más común: creer que el dato es eterno. La ley impone el Principio de Proporcionalidad.
- Regla de «Caducidad»: Una vez cumplida la finalidad (se terminó el contrato y pasaron garantías), los datos deben ser suprimidos.
- Los «No Seleccionados»: Si tienes datos de postulantes que no quedaron, la ley (Art. 14 d) exige eliminarlos. Mantener ese Excel «por si acaso» es infracción.
- Derecho de Revocación: Si el titular revoca su permiso, debes tener un medio expedito para eliminarlo de inmediato.
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